DSelva Expeditions

Identificación del riesgo: Tormentas, vientos huracanados, inundaciones.

Plan de acción:

• Monitoreo constante: Designar a un responsable para seguir los pronósticos meteorológicos y alertas de desastres de fuentes oficiales.
• Comunicación inmediata: Contactar a los clientes a través de todos los canales posibles (teléfono, WhatsApp, correo electrónico) para informarles sobre la situación climática.
• Opciones para el cliente: Ofrecer la reubicación en un hotel seguro, la reprogramación del viaje sin penalización o un reembolso parcial o total, según la política de la agencia y los proveedores.
• Coordinación con proveedores: Mantener una comunicación fluida con aerolíneas, hoteles y transportistas para gestionar cambios en las reservas.

Identificación del riesgo: Accidentes, enfermedades repentinas de un viajero, brotes de enfermedades en el destino.

Plan de acción:

• Protocolo de emergencia: Contar con una lista de hospitales, clínicas y servicios de emergencia en cada destino.
• Contacto con el cliente: Asistir al viajero para contactar a su seguro de viaje o, en su defecto, coordinar la atención médica necesaria.
• Seguimiento del caso: Designar a un miembro del equipo para dar seguimiento al estado de salud del cliente y a la gestión del seguro médico.
• Educación previa: Informar a los clientes sobre la importancia de contar con un seguro de viaje adecuado antes de iniciar el tour.

Identificación del riesgo: Cancelación de vuelos, sobreventa de hoteles, problemas con el transporte terrestre, fallos en la calidad de los servicios contratados.

Plan de acción:

• Reserva de emergencia: Contar con una lista de hoteles y aerolíneas alternativos con los que se pueda trabajar en caso de necesidad.
• Comunicación y negociación: Actuar rápidamente para negociar con el proveedor original una solución (ej. reubicación de hotel, reemisión de un boleto aéreo).
• Compensación al cliente: Si el problema afecta la experiencia, evaluar la posibilidad de ofrecer una compensación simbólica (un tour extra, una cena) para mitigar el descontento.
• Revisión de contratos: Incluir cláusulas de penalización o responsabilidad en los contratos con los proveedores para proteger a la agencia y al cliente.

Identificación del riesgo: Pasaportes o visas vencidas, restricciones de viaje por motivos políticos, cambios inesperados en las leyes migratorias del destino.

Plan de acción:

• Asesoría anticipada: Enviar a los clientes recordatorios sobre la vigencia de sus documentos y los requisitos de visado con suficiente antelación.
• Verificación de información: Monitorear las noticias y los comunicados de los consulados o embajadas sobre cambios en las regulaciones de viaje.
• Asistencia remota: Ofrecer apoyo para contactar a las embajadas o consulados en caso de que un viajero pierda su documentación o tenga problemas legales en el extranjero.

Identificación del riesgo: Fallos mecánicos en vehículos, accidentes, retrasos en aeropuertos, huelgas de transportistas.

Plan de acción:

• Transporte alternativo: Tener un acuerdo con empresas de transporte de respaldo o contar con opciones para rentar vehículos de emergencia.
• Gestión de itinerarios: Si hay un retraso, ajustar el itinerario para minimizar el impacto en las actividades programadas y notificar a los demás proveedores (guías, restaurantes).
• Coordinación con aeropuertos: Designar a una persona para monitorear los estatus de los vuelos y estar en contacto con las aerolíneas para gestionar los cambios.
• Información oportuna: Mantener a los clientes informados sobre los motivos de los retrasos y los ajustes realizados.